20 Produktivitäts-Hacks, die Ihnen helfen, intelligenter und nicht härter zu arbeiten

Wir alle träumen davon, weniger zu arbeiten. Sicher, manche Menschen leben, um zu arbeiten, aber die meisten von uns arbeiten, um zu leben. Das bedeutet jedoch nicht, dass es nur ums Geld geht – es ist eine Frage der Zeit. Es geht darum, Zeit zum Reisen zu haben, Zeit mit Freunden zu verbringen; Zeit, in die freie Natur zu gehen. Aber Zeit zu gewinnen ist nicht so einfach, wie es sich anhört. Hier sind einige unserer beliebtesten Produktivitäts-Hacks, die Ihnen helfen, intelligenter und nicht härter zu arbeiten.

Machen Sie eine Liste

Beginnen wir mit den Grundlagen. Das Schreiben einer To-Do-Liste ist eine großartige Möglichkeit, Ihre Gedanken zu ordnen und Ihre Aufgaben zu priorisieren – aber es gibt nichts Schlimmeres als eine To-Do-Liste, die nie erledigt wird. Versuchen Sie, kurze, erreichbare Listen zu schreiben und genießen Sie die Befriedigung, jeden Punkt abgehakt zu haben.

Erledigen Sie als Erstes die schlechtesten Arbeiten.

Kennen Sie die Jobs, vor denen Sie Angst haben? Ein schwieriger Anruf, ein unangenehmes Treffen, eine schmerzhafte Entscheidung. Erledigen Sie es als Erstes, dann verbringen Sie nicht den ganzen Tag damit, sich darüber Gedanken zu machen und den Fokus auf andere wichtige Dinge zu verlieren.

Streben Sie nach einfachen Siegen.

Wenn es eine Aufgabe gibt, deren Erledigung nur ein paar Minuten dauert, erledigen Sie sie und streichen Sie sie von Ihrer Liste.

Etwas tun. Irgendetwas!

Dies ist einer meiner Lieblings-Produktivitäts-Hacks. Wenn ich eine Aufgabenliste abarbeite und bei etwas hängen bleibe, gehe ich für eine Weile zu einer anderen Aufgabe über. Auf diese Weise komme ich bei etwas immer noch voran.

Produktives Aufschieben.

Anstatt zu zögern, indem Sie auf Facebook nachsehen oder Ihren Lieblingsblog lesen, suchen Sie nach Möglichkeiten, wie Sie langfristig Zeit sparen können. Vielleicht ist es eine App, die Ihren Kalender organisiert, oder vielleicht optimiert sie Ihren Tagesplan. Was auch immer es ist, zögern Sie, indem Sie häufiger nach Möglichkeiten suchen, produktiver zu sein.

Betrachten Sie eine Arbeitsuniform.

Einige der berühmtesten Unternehmer der Welt tragen jeden Tag das Gleiche. Steve Jobs hatte seinen charakteristischen schwarzen Rollkragenpullover. Mark Zuckerberg hat seine schlichten grauen T-Shirts. Auch wenn es für manche vielleicht faul erscheint, ist es tatsächlich eine großartige Möglichkeit, jeden Tag Zeit zu sparen. Wenn Sie sich für Ihre persönliche „Uniform“ entscheiden, müssen Sie nicht jeden Tag darüber nachdenken, was Sie anziehen werden, und haben somit eine Entscheidung weniger, über die Sie sich Gedanken machen müssen.

Wenden Sie die 80/20-Regel an.

Die 80/20-Regel (auch bekannt als Pareto-Prinzip ) ist einer der besten Produktivitäts-Hacks. Kurz gesagt besagt die Regel, dass etwa 20 % Ihrer Arbeit 80 % Ihres Erfolgs ausmachen. Das bedeutet, dass von einer Liste mit 10 Aufgaben nur zwei davon zu brauchbaren Ergebnissen führen. Das Schöne an der Regel ist, dass sie praktisch überall zu gelten scheint. Viele Unternehmen stellen fest, dass 80 % ihrer Probleme auf 20 % ihrer Projekte zurückzuführen sind. Wahrscheinlich tragen Sie 20 % Ihrer Garderobe 80 % der Zeit. 20 % Ihrer Zeit, die Sie mit Ihrem Telefon verbringen, könnten produktiv sein – die anderen 80 % sind es wahrscheinlich nicht.

Wenn Sie diese 20 % identifizieren und Ihre Arbeit entsprechend priorisieren, können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und viel Zeit sparen.

Reagieren Sie zweimal täglich auf E-Mails.

E-Mails lassen sich schnell schreiben und einfach versenden – und wenn Sie eine E-Mail erhalten, kann das dringende Problem eines anderen schnell zu Ihrem dringenden Problem werden. Dies kann sehr ablenkend sein, und oft führt der Druck, schnell zu antworten, dazu, dass Sie keine Zeit haben, über das Problem nachzudenken und es in Betracht zu ziehen, das es verdient.

Versuchen Sie stattdessen, nur zweimal am Tag zu antworten – einmal morgens und einmal nachmittags. Nutzen Sie eine automatische Antwort, um Ihren Kollegen und Kunden mitzuteilen, dass Sie so arbeiten, und vermeiden Sie so das ständige Überprüfen Ihres Posteingangs. Es mag drastisch erscheinen, aber Sie werden schnell feststellen, dass die meisten E-Mails nicht so zeitkritisch sind und Ihre Produktivität mit weniger Ablenkungen in die Höhe schnellen wird!

Reduzieren Sie Ihre Bildschirmzeit.

Was ist das Erste, was Sie tun, wenn Sie morgens aufwachen? Einen Kaffee kochen? Etwas Wasser trinken? Wahrscheinlich nicht. Die Chancen stehen gut, dass Sie Ihr Telefon überprüfen.
Aber die ersten 10 Minuten des Tages sind entscheidend, um den Ton für den Rest des Tages festzulegen. Indem Sie Ihr Telefon überprüfen, beginnen Sie den Tag mit einer Reaktion. Sie sitzen nicht am Steuer. In all diesen Benachrichtigungen heißt es: „Das haben Sie gestern verpasst“, obwohl Sie sich auf den kommenden Tag freuen sollten.

Schalten Sie das Internet aus.

Wenn Sie einen Job erledigen müssen, der kein Internet erfordert, schalten Sie Ihr WLAN aus und widerstehen Sie der Versuchung, sich Katzenvideos auf YouTube anzusehen.

Wissen Sie, wann Sie aufhören müssen.

Das haben wir alle schon durchgemacht. Sie arbeiten an etwas, haben die Hälfte geschafft und stellen fest, dass es wahrscheinlich nicht funktionieren wird, aber Sie sind entschlossen, es zu Ende zu bringen.
Nicht.
Nur weil Sie bereits Zeit damit verbracht haben, heißt das nicht, dass Sie noch mehr Zeit damit verschwenden sollten, es fertigzustellen.

Stapeln Sie ähnliche Jobs.

Wir wenden diese Technik jeden Tag in unserer Werkstatt an. Wir stellen keine Beutel einzeln her, sondern 10 oder 20 auf einmal. Indem wir die Arbeit auf diese Weise bündeln, verkürzen wir die Anlauf- und Auslaufzeit und es ist einfacher, einen Rhythmus zu finden, was gut für unsere Konzentration ist. Das gleiche Prinzip kann auf alles angewendet werden. Versuchen Sie, ähnliche Aufgaben zusammenzufassen – Telefonanrufe, E-Mails, Besorgungen, Einkäufe – sogar Zeit zum Nachdenken. Planen Sie für jeden Aufgabenstapel etwas Zeit ein, um Zeit zu sparen und konzentrierter zu sein.

Schalten Sie Ihre Benachrichtigungen aus.

Nichts beeinträchtigt die Produktivität so sehr wie Ablenkungen, und Technologie ist aktiv darauf ausgelegt, abzulenken. Aktualisierungen, Benachrichtigungen, Benachrichtigungen zu aktuellen Nachrichten – sie alle sind darauf ausgelegt, Sie dazu zu bringen, sich mit der App zu beschäftigen, aus der sie rufen. Während einige nützlich sind (z. B. Kalenderbenachrichtigungen), sind es die meisten nicht. Für mich ist Facebook der größte Übeltäter. Schalten Sie die Benachrichtigungen aus und checken Sie ein, wann es Ihnen passt – nicht, wenn es Facebook passt!

Investieren Sie in Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung.

Dieser Tipp kommt von unserer Studiomanagerin Madeleine. Sie trägt ihre Kopfhörer, wenn sie versucht, sich zu konzentrieren. Manchmal hört sie Musik, aber oft nutzt sie die Geräuschunterdrückungsfunktion, um etwas Ruhe in unserer geschäftigen Werkstatt zu finden. Darüber hinaus ist es, als würde sie ein „Bitte nicht stören“-Schild tragen, wenn sie sie trägt – wir wissen, dass sie beschäftigt ist, also versuchen wir, sie nicht zu stören.

Halten Sie weniger Besprechungen ab.

Meetings nehmen viel Zeit in Anspruch und wenn viele Leute anwesend sind, kann es schwierig sein, zu einem umsetzbaren Ergebnis zu kommen. Prüfen Sie, ob Sie einige Ihrer Besprechungen remote, per E-Mail oder Skype abhalten können. Wenn dies nicht möglich ist, erstellen Sie eine Tagesordnung, stellen Sie einen Timer und halten Sie sich daran. Auf diese Weise ist es weniger wahrscheinlich, dass Sie abschweifen, und es ist wahrscheinlicher, dass Sie ein positives Ergebnis erzielen. Wenn Ihnen ein Timer zu aufdringlich ist, versuchen Sie, während Ihrer Besprechungen aufzustehen. Dadurch werden die Leute aufmerksamer und es ist weniger wahrscheinlich, dass sie sich in die Länge ziehen.

Automatisieren!

Wie viele sich wiederholende Aufgaben erledigen Sie täglich? Wie oft senden Sie dieselbe E-Mail? Nutzen Sie das Internet zu Ihrem Vorteil und automatisieren Sie so viele Aufgaben wie möglich. Erstellen Sie E-Mail-Vorlagen, um auf häufige Fragen zu antworten, verwenden Sie Filter und automatische Antworten, um Ihren Posteingang zu organisieren, oder planen Sie Apps wie Doodle , um Ihre Besprechungen zu planen.

Machen Sie kein Multitasking. Monotask.

Multitasking klingt großartig, aber die Wahrheit ist, dass es nicht wirklich funktioniert. Versuchen Sie, eine Aufgabe nach der anderen ohne Ablenkung zu bearbeiten.

Abbestellen!

Wahrscheinlich checken Sie Ihre E-Mails an einem bestimmten Tag häufiger als jede andere Website. Wenn Sie wie ich ein Mac-Benutzer sind, können Sie der kleinen roten Blase, die Sie daran erinnert, wie viele ungelesene E-Mails Sie haben, kaum widerstehen. Aber wie viele dieser E-Mails sind tatsächlich wichtig? Klar, die E-Mails von Trakke sind voll von Gold, aber brauchen Sie wirklich ein Update von Amazon über andere USB-Kabel, die Sie vielleicht kaufen möchten? Nein. Melden Sie sich also ab und räumen Sie Ihren Posteingang auf!

Nein sagen.

Es ist leicht, von zu viel Arbeit überwältigt zu werden, also versuchen Sie, öfter „Nein“ zu sagen.
Manchmal ist es schwierig, aber oft geht es einfach darum, realistisch einzuschätzen, wie viel man gut kann. Wenn Ihr Chef Druck ausübt und Sie nicht Nein sagen können, versuchen Sie es anders zu formulieren. Anstatt „Ja“ zu sagen, versuchen Sie zu sagen: „Welche andere Aufgabe sollte ich verschieben, damit ich diese Aufgabe stattdessen erledigen kann?“. Das sollte helfen, die Dinge ins rechte Licht zu rücken!

Urlaub nehmen.

Es ist leicht, sich in lange Arbeitszeiten hineinzuversetzen oder sich so sehr auf die Arbeit einzulassen, dass man vergisst, sich Zeit für sich selbst zu nehmen. Das Problem ist, dass diese Arbeitsweise nicht immer so effektiv ist. Auch wenn Sie möglicherweise länger arbeiten, leisten Sie nicht zwangsläufig mehr Arbeit, weil Sie müde sind und Ihr Gehirn eine Pause braucht. Versuchen Sie, sich eine Auszeit zu nehmen, oder bleiben Sie eine Zeit lang bei Ihren vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten. Möglicherweise stellen Sie fest, dass Sie die gleiche Menge an Arbeit erledigen können, ohne auszubrennen.

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Wenn Sie überarbeitet sind, unter Zeitmangel stehen oder Ihre Deadline knapp ist, versuchen Sie es mit diesen zwanzig Produktivitäts-Hacks. Jeder ist anders, daher könnten einige Hacks für Sie wirklich gut funktionieren, andere vielleicht nicht. Experimentieren Sie weiter, optimieren Sie weiter und seien Sie rücksichtslos. Und denken Sie daran: Arbeiten Sie intelligenter und nicht härter, damit Sie mehr Zeit mit dem verbringen können, was Sie lieben.